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讓檔案成為企業(yè)管理的“金鑰匙”
——北重集團數(shù)字化檔案建設側(cè)記

發(fā)布時間:2019-12-17

  近日,從國家檔案局傳來喜訊,中國兵器工業(yè)集團內(nèi)蒙古北方重工業(yè)集團有限公司制作的專題片《檔案見證“極端制造”——內(nèi)蒙古北重集團3.6萬噸黑色金屬垂直擠壓大口徑厚壁無縫鋼管項目檔案管理紀實》榮獲國家檔案局建設項目檔案微視頻入圍獎。多年來,北重集團檔案館不斷加強檔案管理,提高人員綜合素質(zhì),加快建設數(shù)字化檔案館,利用現(xiàn)代管理方法為企業(yè)提供有效服務,為履行好強軍首責、推動高質(zhì)量發(fā)展、共創(chuàng)北重發(fā)展新時代作出積極貢獻。

以文化人

“半邊天”成了“頂梁柱”

  走進技術中心檔案館內(nèi),順著樓梯看到走廊內(nèi)懸掛著數(shù)十張照片,每組照片就像時間的畫軸記錄著公司改革發(fā)展的歷史變遷,也讓這座由舊廠房改造的辦公樓顯得更加莊重神秘。

  檔案館辦公樓于1996年地震后廠房改造而成,環(huán)境較差。干凈整潔的環(huán)境更有利于資料的保存,為此,檔案館女工們齊上陣,自己動手,花費極少的材料費對工作環(huán)境進行改造。檔案女工26人,占員工總數(shù)80%以上。在自治區(qū)巾幗文明崗創(chuàng)建中,為了凸顯檔案館特色,女工們自己設計文案,每天蹲在地下一點點把起皮的水泥地面鏟平,刷上綠色油漆,在墻面和地面手繪圖案……獨具特色的文化陣地展現(xiàn)了檔案館的精神面貌。干凈整潔、充滿文化氣息的檔案館讓前來調(diào)研的領導們感慨到:“看似破舊的地方卻充滿著生機,可見這是一個優(yōu)秀的團隊?!?/p>

  檔案資料是企業(yè)擁有的寶貴財富,提升檔案資源的收集、保管、利用價值,助推企業(yè)發(fā)展、實現(xiàn)價值創(chuàng)造是檔案工作的目標和方向。為了更好地服務各單位,檔案館利用兵器檔案工作會、中國機電兵船檔案學會等為大家提供學習交流平臺。每年組織開展主題征文、知識競賽、專題講座等,加大對各單位專兼職人員的培訓力度,增強各級人員對檔案工作的責任意識,為公司檔案管理的有效推進奠定堅實基礎。

  多年來,檔案館先后獲得自治區(qū)“巾幗文明崗”、“全區(qū)檔案工作先進集體”,包頭市 “檔案工作先進集體”、“十佳巾幗文明崗”,集團公司“十二五”檔案工作先進集體等稱號。

盤活史料

“死檔案”煥發(fā)“第二春”

  檔案編研是根據(jù)企業(yè)和館藏資源需求,在研究檔案內(nèi)容的基礎上,編寫參考資料、匯編檔案材料、參與編史修志、撰寫論文專著等工作。

  剛剛參加完學術交流的韓陽還沒顧上休息又趕到辦公室掃描老照片。她告訴筆者,一次偶然的機會發(fā)現(xiàn)檔案館堆積著很多退休員工移交的老照片,由于缺少照片說明,大量照片被閑置,無法歸檔,覺得很心疼。一張張黑白照片,記錄著企業(yè)的開創(chuàng)史、奮斗史……鎖在檔案柜中太可惜了!于是韓陽對照片一張張研究,與廠史事件進行核對,找出能說明事件的照片進行翻拍掃描。她還利用PS軟件進行修復,再把老照片轉(zhuǎn)化為電子版,創(chuàng)建了老照片專題檔案?!昂芏嗤抡f這個工作量太大了,你別太著急??晌矣X得非常珍貴,因為它們記錄著公司的歷史,我要盡快完成,即使每天只能確認幾張,也要把歷史保留下來?!表n陽堅定地說。

  韓陽從事檔案編研工作已經(jīng)十年,一直負責歷年年鑒,大事記及公司各種編研課題的編撰工作。編研工作需要良好的文字功底、計算機操作、圖片處理等能力,多年來她堅持自學,提高寫作能力,多次在公司開展的征文中獲獎。她能熟練操作office各種軟件進行編研成果的排版,自學圖片處理軟件,完成了十余部編研成果的封面及版面設計,多項編研成果榮獲中國機電兵船編研成果二等獎。韓陽將照片檔案創(chuàng)建成電子照片檔案專題數(shù)據(jù)庫,進行細化分類,提供同類照片參考,極大提高查閱效率,被集團公司檔案館選為代表案例參加國家檔案局舉辦的“全國檔案資源開發(fā)利用優(yōu)秀案例”進行交流匯報。作為科技帶頭人的優(yōu)秀代表,韓陽和同事們主動作為,把庫房里的“死檔案”變成高效便捷的“活資料”。

  數(shù)字化建設

  “信息資源”升級“智能管理”

  數(shù)字檔案館建設是實現(xiàn)檔案信息化的一項重要內(nèi)容,有利于檔案永久存儲和安全保管,更有利于實現(xiàn)檔案信息的資源共享。檔案館每年復印曬圖就要100多萬張,大多數(shù)都是公司防務產(chǎn)品圖紙,勞動強度較大。為此,檔案館結(jié)合建數(shù)字化企業(yè)的契機,對數(shù)字化設備和系統(tǒng)進行深入研究。檔案館館長楊云旺介紹:“過去,防務事業(yè)部技術部需要曬工藝卡片和圖紙,在系統(tǒng)內(nèi)打印出蠟圖再送到檔案館進行曬制藍圖,周期較長。我一直在想,能不能直接在系統(tǒng)出藍圖,減少出蠟圖環(huán)節(jié),縮短時間、節(jié)約費用?” 方案敲定后,檔案館立即組織技術人員與防務事業(yè)部技術部責任人探討,尋求解決辦法。從今年7月份開始,他們不斷嘗試,在不到2個月時間完成了直接出藍圖的試驗工作,預計明年年初投入運行。

  為融入公司建設數(shù)字化企業(yè)戰(zhàn)略,更好地開發(fā)利用檔案信息資源,檔案館引進光典檔案信息資源管理系統(tǒng),開始了檔案現(xiàn)代化建設新征程。2014年,公司檔案館被列入集團公司第二批數(shù)字檔案館建設試點單位。隨著軟硬件逐漸到位,與OA等業(yè)務系統(tǒng)接口實現(xiàn)互聯(lián)互通,數(shù)字檔案館建設穩(wěn)步進行;2017年,檔案管理系統(tǒng)在公司實施并成功上線運行;2018年,公司數(shù)字檔案館順利通過“集團公司一級數(shù)字檔案館建設”測評與驗收,成為兵器系統(tǒng)檔案工作的先行者。目前,公司檔案工作基本實現(xiàn)了由傳統(tǒng)的管理方式向信息化、數(shù)字化管理的重大轉(zhuǎn)變,逐步邁入檔案資源局域網(wǎng)共享的信息時代?!敖ǔ珊蟮臄?shù)字檔案館,能夠緊跟公司信息化發(fā)展步伐,以及大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)管理要求。檔案管理系統(tǒng)不僅僅可以實現(xiàn)在線檔案方便查詢,更多地讓對公司有價值的數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館系統(tǒng)整合形成“資源池”,充分運用數(shù)據(jù)挖掘技術,發(fā)揮檔案對企業(yè)管理、生產(chǎn)驅(qū)動和知識管理的作用?!睏钤仆枥L了公司數(shù)字檔案館的藍圖。(趙馨)

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